Кадровый учет и делопроизводство с нуля – пошаговые инструкции


Кто ответственен за ведение кадрового учета организации?

Все зависит от масштабов организации. Вопросы кадрового делопроизводства можно возложить:

  • на специально созданное подразделение компании (отдел кадров) или отдельного сотрудника;
  • на одного или нескольких сотрудников в порядке доп.нагрузки. Как правило, в небольших организациях для этого привлекают секретарей, юристов и бухгалтеров.
    Почему кадровое делопроизводство не стоит взваливать на бухгалтера
  • на специализированную компанию по договору аутсорсинга. Но аутсорсеру можно передать не все. Ведение трудовых книжек, например, нельзя поручить стороннему исполнителю. Эту обязанность руководитель должен возложить приказом или распоряжением на кого-то из «своих».

Другой вариант – оставить вопросы кадрового делопроизводства за руководителем – подходит только для очень небольших фирм.

О кадровом аудите

В зависимости от того, чем занимается компания, учёт будет иметь свои специфические черты. Но существуют формы, обязательные для всех сфер деятельности. Они регулируются нормативными актами нашей страны.

Другие нормативные акты

ИП и ООО могут воспользоваться услугами аутсорсинговой компании, занимающейся кадровым делопроизводством. В том случае если руководство организации решает самостоятельно вести учёт, сначала назначается ответственное лицо или создаётся отдел кадров.

  • трудовые договоры;
  • книга учета движения трудовых, которые предоставляют сотрудники;
  • книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей в них;
  • табель учета времени работы ;
  • личные карточки работников;
  • приказы и документы-основания для их издания;
  • должностные инструкции.
  • Трудовой кодекс — содержит основные моменты по нормированию рабочего времени сотрудников (гл. 15–16, 22). В нем указана продолжительность, периодичность отпусков (гл. 19), особенности начисления заработной платы (гл. 21). Помимо этого расписаны права, обязанности сторон трудовых отношений.
  • Постановление Госкомитета статистики от 04.01.2001 года под № 1 — в нем представлены унифицированные формы первичных документов, нужных в кадровом учете. Их использование не является обязательным. Но в формах учтены графы и реквизиты, облегчающие разработку индивидуальных шаблонов.
  • Правительственное постановление от 16.04.2003 года под № 225, которое помогает в работе с трудовыми книжками.
  • Методичку по ведению воинского учета, утвержденную Генштабом ВС РФ от 11.04.2008 года. Рекомендации позволяют освоиться с ведением воинского учета сотрудников.
  • Приказ Росстандарта от 17.10.2013 года под № 1185-ст, постановление Госстандарта от 03.03.2003 года под № 65-ст, приказ Минкультуры от 25.08.2010 года под № 558 и постановление от 15.06.2009 года под № 477. В них отражены стандарты делопроизводства, облегчающие повседневную работу.
  • ГОСТ Р 7.0.97-2016 .

Алгоритм организации ведения кадрового делопроизводства с нуля

Сотруднику, который проходит обучение кадровому делопроизводству с нуля, обеспечьте доступ к этим и другим нормативным актам. Объясните кадровику, что он обязан следить за изменениями, обновлениями и выходом новых законов. Не забывайте самостоятельно пополнять свои знания.

  1. Работа с трудовыми книжками. По правилам, серию и номер этого документа нужно вносить в книгу учета движения трудовых книг, чего не все делают.
  2. При заключении трудового договора. Основные упущения заключаются в отсутствии какого-либо из документов, необходимых для этой процедуры, или приеме на работу граждан, не способных заниматься указанным видом деятельности по состоянию здоровья.
  3. Приказы. Локальный нормативный акт на предприятии может быть издан, но в нем отсутствует подпись руководителя компании. Это грубое нарушение, и такой документ не имеет силы.
  1. наименование работодателя (организации, индивидуального предпринимателя);
  2. дата составления и регистрационный номер документа;
  3. срок трудоустройства, ограниченный датой принятия на работу и датой предусмотренного выбытия сотрудника;
  4. ФИО оформляемого работника;
  5. наименование подразделения;
  6. должность нанимаемого сотрудника;
  7. условия трудоустройства, характер работы;
  8. размер оговоренной ставки (оклада);
  9. величина обусловленной надбавки;
  10. продолжительность испытательного срока (максимум 3 месяца), предусмотренного договором;
  11. основание для издания данного распоряжения (ссылка на трудовой договор);
  12. подпись руководителя (с расшифровкой);
  13. подпись работника об ознакомлении с данным приказом.

Кадровое делопроизводство с нуля – пошаговая инструкция

Первым делом нужно позаботиться о том, чтобы наименование организации в кадровых документах совпадало с наименованием, указанным в Уставе.

Директора оформляют на работу в соответствии с порядком, прописанным в Уставе компании.

Нужно определить, кто уполномочен подписывать трудовые договоры и другие кадровые документы. В дальнейшем нужно следить, чтобы документы подписывал именно тот, кто имеет на это право.

После того, как определен ответственный за кадровый учет и делопроизводство, и назначен ответственный за ведение трудовых книжек, нужно разработать и утвердить комплект внутренних нормативных документов компании.

Обязательные внутренние документы

Согласно Трудовому кодексу (ч. 2 ст. 22) работодатель обязан под роспись знакомить сотрудников со всеми локальными нормативными документами компании, которые имеют непосредственное отношение к его трудовой деятельности.

Документы, которые должны быть в организации:

  • штатное расписание;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • положение о персональных данных;
  • график отпусков;
  • приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
  • табель учета рабочего времени.

Могут быть и другие документы, если их требует специфика работы организации, или работодатель желает, чтобы они были. Это:

  • должностные инструкции;
  • Положение об оплате труда и премировании;
  • инструкция по кадровому делопроизводству;
  • Положение о коммерческой тайне;
  • Положение об аттестации;
  • коллективный договор;
  • Положение об оказании первой помощи пострадавшим на производстве;
  • Положение о командировках;
  • личные дела сотрудников и т.д.

Особые правила действуют для компаний-работодателей, которые отвечают критериям микропредприятия. Таким организациям статья 309.2 ТК РФ разрешает обойтись без некоторых локальных документов (график сменности, положение об оплате труда, о правилах внутреннего распорядка и т.д.).

Но, отказавшись от разработки локальных документов, микропредприятия должны заключать трудовые договоры по типовой форме, где прописаны соответствующие положения, которые заменяют эти локальные документы. Форма утверждена Постановлением Правительства РФ № 858 от 27.08.2016.

Важно, чтобы внутренние документы не противоречили друг другу, трудовому законодательству, трудовому договору и реальным условиям труда в организации. Иначе это даст почву для трудовых споров с сотрудниками и станет «слабым» местом при судебных разбирательствах. Поэтому не утверждайте, не изучив, первые попавшиеся образцы из интернета.

Обязательно ли составлять инструкцию по кадровому делопроизводству

Нет, не обязательно, но этот документ поможет обобщить в одном месте требования к работе с кадровыми бумагами в организации, закрепить их формы и учесть специфику бизнеса. С инструкцией персоналу будет проще и быстрее готовить документы, правильно их оформлять и контролировать исполнение.

Документы, которые должны быть на каждого сотрудника

Каждого сотрудника принимают по трудовому договору, будь то постоянный сотрудник, временный или совместитель. Если в будущем в условиях труда, должности, зарплате, будут какие-то изменения, в трудовой договор нужно будет вносить изменения, а для этого оформлять дополнительные соглашения.

На основе трудового договора оформляют приказ о приеме на работу. В дальнейшем все действия по отношению к сотруднику тоже нужно будет оформлять приказами по личному составу: переводы, поощрения, наказания, премирования, увольнение, предоставление отпуска и т.д.

По каждому принятому работнику, который проработал больше пяти дней, вносят запись в трудовую книжку. Исключение – совместители. В таких случаях запись в трудовой делают только по желанию самого совместителя.

На каждого сотрудника нужно завести личную карточку по форме Т-2 или самостоятельно разработанной форме. В нее в течение всего периода работы в организации заносят информацию по всем кадровым процедурам: о приеме, переводах, отпусках, награждениях, льготах, данные воинского учета и т.д.

По закону о персональных данных от 27.07.2006 № 152-ФЗ нельзя обрабатывать данные сотрудника без его согласия, а значит это согласие нужно оформить.

По статье 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет отработанного работником времени, а значит нужно вести табели учета рабочего времени.

Таким образом, по каждому сотруднику в организации должны быть как минимум:

  • трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
  • приказы по личному составу;
  • трудовая книжка (кроме совместителей);
  • личная карточка;
  • согласие на обработку персональных данных.

Обратите внимание, что у всех кадровых документов разные сроки хранения – от 1 года до 75 лет. Они прописаны в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

О сроках хранения кадровых и бухгалтерских документов

Если кадровое делопроизводство в вашей организации уже запущено и находится в плачевном состоянии, вам поможет пошаговая инструкция по восстановлению кадрового учета от специалистов 1C-WiseAdvice. Также вы можете поручить эту задачу экспертам 1C-WiseAdvice – они приведут в порядок и систематизируют работу с кадровыми документами.

Кадровый учет с нуля пошагово

  • ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка;
  • регистрации кадровых приказов;
  • регистрации приказов о приеме на работу;
  • регистрации приказов по очередным отпускам;
  • учета больничных листов;
  • регистрации трудовых договоров;
  • учета командированных работников;
  • учета рабочего времени;
  • учета движения трудовых книжек;
  • учета личных карточек;
  • учета проверок.

Упускать из виду кадровые вопросы нельзя ни в коем случае, ведь от них зависит не только деятельность организации, но чаще всего и судьбы работников. Стоит только представить себе, как возмущены те люди, которые не могут получить свою заслуженную пенсию или какую-либо другую выплату из-за некачественного исполнения своих обязанностей кадровиком.

Новые требования к кадровому учету от 2019 года

В Госдуме находится с изменениями в Трудовой кодекс, касающимися внедрения электронного кадрового документооборота. Если проект примут, работодатель с согласия работника сможет обмениваться с ним юридически значимыми сообщениями в электронном виде.

Так, в электронный формат могут перевести такие процессы, как:

  • прием на работу;
  • уведомление о начале отпуска;
  • ознакомление сотрудников с локальными нормативными актами;
  • оформление командировок;
  • формирование графика отпусков и т.д.

Особенности кадрового делопроизводства

  • Получение необходимых бумаг.
  • Оформление заявления.
  • Составление и подписание соглашения.
  • Формирование приказа на прием.
  • Заведение карточки Т-2.
  • Внесение записи в трудовую.
  • Свои особенности имеет трудоустройство граждан, разговаривающих на английском языке.

Документально должны подтверждаться компенсации и льготы за работу в особых условиях: на вредных производствах, ненормированную, ночную и т. д. Далее оформляют Положение о кадровом делопроизводстве. В нем отражают список необходимых для работы организации бумаг, порядок их оформления и хранения.

Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства

Штраф предусмотрен статьей 5.27 КоАП РФ. Это от 1000 до 5000 руб. на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 руб. на организацию. За повторное нарушение будет штраф 10-20 тысяч и 50-70 тысяч соответственно.

Обработка персональных данных без письменного согласия сотрудника карается штрафом по статье 13.11 КоАП РФ. Это 10-20 тысяч рублей для должностного лица и 15-75 тысяч для организации.

Чтобы кадровые документы всегда были в порядке, а проверки трудовой инспекции проходили гладко, отдайте кадровое делопроизводство на аутсорсинг в 1C-Wise-Advice. Мы возьмем на себя не только обязанности, но и ответственность.

Кадровое делопроизводство что это, решаемые им задачи

Прежде чем организовывать с нуля кадровый учет на хозяйствующем субъекте, стоит разобраться в содержании данного понятия. Так, кадровое делопроизводство – это фиксирование и документирование всех аспектов трудовых отношений, в частности, организации трудовой деятельности, субординации между подчиненными и руководством, наличия и движения штата.

В частности, фиксируются следующие моменты:

  • трудоустройство работников;
  • их карьерный рост внутри организации;
  • расторжение с ними трудовых договоров;
  • иное.

Грамотно организованное делопроизводство кадров (по-другому, кадровый учет) позволяет одновременно решить множество различных задач. Хотя они и отличаются в зависимости от специфики деятельности компании, основные, актуальные для всех организаций, заключаются в следующем:

  • учет и контроль рабочего времени, а также времени, отведенного сотрудникам на отпуск;
  • персонифицированный учет штатных единиц;
  • учет сформированных трудовых договоров, административных распоряжений и приказов;
  • грамотное ведение личных дел, личных карточек (ф. Т-2), трудовых книжек, больничных листов, дополнительной документации (справок о трудоустройстве; заверенных дубликатов трудовых книжек) в разрезе соответствующих законодательных норм;
  • найм работников с учетом их личных качеств, анализ их трудовой деятельности в соответствии с законодательными нормами;
  • сбор и хранение документации, актуальной при выходе подчиненных на пенсию;
  • ведение воинского учета.

Ошибки при ведении кадрового делопроизводства

При ведении кадрового делопроизводства часто можно столкнуться с различными ошибками. К примеру, когда документацию составляет человек, не имеющий на то полномочий, либо подписывает бумаги не начальник, а другой сотрудник, к примеру, бухгалтер.

А также ошибки часто встречаются в несоответствии данных, указанных в кадровых материалах и тех, что содержатся в учредительной документации. Иногда неправильно указывается срок договора с директором предприятия, когда он не соответствует реальному времени его управления. Перед составлением документов перепроверяйте правильность их оформления, иначе в дальнейшем ошибки могут привести к негативным последствиям, в том числе и штрафным санкциям.

Итоговые рекомендации по организации кадрового делопроизводства

Начинающие кадровики могут воспользоваться следующими рекомендациями при организации документооборота в своей компании:

  • при разработке штатного расписания учитывайте потребности в кадрах, которые будут выполнять те или иные функции;
  • перепроверьте правильность оформления документов начальника;
  • разработайте собственные шаблоны трудовых договоров;
  • подготовьте комплект обязательных внутренних нормативов;
  • подготовьте материалы, требуемые для приёма человека на работу;
  • подготовьте шаблоны бумаг о процедурах передвижения персонала (отпуск, увольнение, премирование и т.д.).

Обращайте внимание на нормативы, регулирующие особенности ведения конкретно вашего вида деятельности!

Рейтинг
( 1 оценка, среднее 4 из 5 )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями: